НКО нужно назначить директора, изменить устав, утвердить годовой отчёт, принять членов или согласовать благотворительную программу. Руководитель находит образец протокола и меняет реквизиты. Но при проверке выясняется: решение принял не тот орган, в собрании участвовали не все необходимые лица или выбранный порядок голосования не допускается для этого вопроса.
Юридическая подготовка начинается до составления протокола. Нужно определить полномочия, действующий состав органа, порядок созыва и принятия решения. Документ должен отражать реально проведённую процедуру и подходить для дальнейшего использования — в работе НКО, при регистрации изменений, взаимодействии с банком или проверке Минюста.
В статье разберём, когда НКО нужна помощь с протоколами и решениями, что проверить до заседания и как действовать, если в документах уже обнаружены ошибки.
Когда НКО нужна подготовка протокола или решения
Обратиться за юридической помощью стоит, если:
- назначается директор или заканчивается срок его полномочий;
- меняется состав совета, правления или другого органа;
- нужно утвердить новую редакцию устава;
- проводится очередное собрание и утверждаются годовые документы;
- принимаются или исключаются члены общественной организации, ассоциации или союза;
- фонд утверждает программу, смету или документы для оказания помощи;
- требуется одобрить сделку или проверить заинтересованность;
- участники находятся в разных городах и хотят принять решение дистанционно;
- нужно закрепить видеоконференцсвязь в уставе и положении об органе управления;
- Минюст выдал предписание или предупреждение из-за порядка проведения собраний, состава органов либо оформления решений;
- банк, Минюст или партнёр не принимает представленный протокол;
- документы прежних заседаний отсутствуют, противоречат друг другу или вызывают спор.
Задача может ограничиваться одним решением. Но иногда за просьбой «сделать протокол» обнаруживается необходимость восстановить последовательность полномочий, уточнить состав участников или изменить порядок управления.
Чем отличаются решение органа, протокол и приказ директора
Решение определяет волю компетентного органа по конкретному вопросу. Протокол подтверждает проведение заседания и результаты голосования либо результаты заочного голосования. Приказ директора оформляет действия в пределах его собственной компетенции и исполнение соответствующих решений.
Эти документы нельзя произвольно заменять друг другом. Если вопрос должен решать коллегиальный орган, подпись директора на приказе сама по себе не заменяет необходимую процедуру.
| Ситуация | Что нужно определить до подготовки документа |
|---|---|
| Назначение руководителя | Кто вправе назначить, как принимается решение и какие полномочия прекращаются |
| Изменение устава | Компетентный орган, порядок голосования и точную редакцию утверждаемого текста |
| Утверждение годовых документов | Какие документы рассматриваются, кто их подготовил и как распределена компетенция |
| Приём или исключение членов | Уставный порядок, основания, полномочия органа и документы по членству |
| Утверждение благотворительной программы | Надлежащий орган, редакцию программы, смету и перечень приложений |
| Одобрение сделки | Необходимость одобрения, заинтересованность и конкретные условия сделки |
Сначала проверяем закон и устав, затем выбираем форму документа. Образец протокола ООО, другой НКО или иной формы организации может описывать совершенно другую структуру управления.
Кто вправе принимать решения в АНО, фонде и членской НКО
Общие положения об управлении НКО содержатся в Законе № 7-ФЗ. Их применяем вместе с ГК РФ, специальными законами и действующим уставом. Наименование органа в шаблоне не подтверждает его компетенцию в вашей организации.
Для членской НКО важно установить текущий состав членов и органов. Сведения об учредителях в ЕГРЮЛ не заменяют реестр членов общественной организации или ассоциации и документы об их приёме или выходе.
В АНО нужно разграничить полномочия учредителей, коллегиального органа, если он сформирован, и директора. Наличие одного учредителя не позволяет автоматически оформить его единоличным решением любой вопрос, который относится к другому органу.
В фонде проверяем структуру органов по его правовому режиму и уставу. Список учредителей также не равнозначен действующему составу органа управления. Для благотворительного фонда отдельно учитываем специальные требования к утверждению программ.
Если по закону и уставу вопрос решает одно уполномоченное лицо, готовим соответствующее письменное решение. Создавать фиктивное «собрание» ради привычного шаблона не требуется.
Что проверить перед созывом собрания
До направления уведомлений нужно определить:
- действующую зарегистрированную редакцию устава;
- компетентный орган и инициатора созыва;
- состав лиц, имеющих право участвовать, и их полномочия;
- допустимый формат заседания или голосования;
- порядок уведомления и предоставления материалов;
- вопросы повестки и проекты решений;
- правила кворума и необходимое число голосов;
- порядок подписания и дальнейшего использования документов.
Для оценки состава потребуются прежние решения, документы об избрании, назначении, приёме и прекращении членства. Если срок полномочий истёк или документы расходятся, сначала выясняем, как законно организовать следующий этап.
Уведомление и повестка должны позволять участникам понять, какие вопросы будут решаться и с какими материалами нужно ознакомиться. Формулировка «разное» плохо подходит для подготовки конкретного решения об изменении устава или назначении руководителя.
Сроки и способы уведомления проверяем по применимым правилам. Единого универсального срока созыва для всех органов всех НКО нет.
Кворум и большинство голосов — разные условия
Кворум показывает, вправе ли орган принимать решения при данном составе участников. Необходимое большинство определяет, сколько голосов требуется за конкретное решение.
Поэтому запись «принято единогласно» ещё не подтверждает правомочность собрания. Все присутствующие могли проголосовать за, но их числа недостаточно для принятия решения.
Для высшего органа применяем правила статьи 29 Закона № 7-ФЗ с учётом специальных норм и устава. Для вопросов исключительной компетенции предусмотрены особые требования к числу голосов; простого большинства может оказаться недостаточно.
Расчёт делаем по каждому вопросу. Дополнительно проверяем участие представителей, основания их полномочий и влияние заинтересованности, если она имеет значение для решения.
Можно ли провести заседание НКО дистанционно
Да. Видеоконференцсвязь позволяет участвовать в заседании без поездки к месту его проведения. Это особенно удобно для общественных организаций, ассоциаций и союзов с большим числом членов, а также для НКО, учредители и члены органов которой находятся в разных городах.
При соблюдении установленных условий подключившийся по ВКС человек участвует в самом заседании: обсуждает повестку и голосует одновременно с остальными. Его участие учитывается при определении кворума и результатов голосования. Физическое нахождение всех в одном помещении для этого не требуется.
Такой подход отражён и в официальных разъяснениях территориальных управлений Минюста: технологии могут использоваться для очного заседания, если позволяют установить участников, подтвердить их участие и волеизъявление, подсчитать голоса. Заседание по видеосвязи и заочное голосование — разные процедуры. Во втором случае общего заседания нет: участники направляют документы со своими голосами.
| Формат | Что проверяем |
|---|---|
| Заседание с присутствием в одном месте | Место, участие, обсуждение и фиксацию голосов |
| Заседание с участием по ВКС, в том числе когда часть участников находится в одном помещении | Правовое основание, идентификацию, участие в обсуждении и голосовании в реальном времени, фиксацию подключения и результатов |
| Заочное голосование | Допустимость для органа и конкретного вопроса, порядок отправки материалов и получения голосов |
| Совмещение голосования на заседании и заочного | Наличие основания и согласованную процедуру учёта участников и результатов |
Где закрепить ВКС: в уставе или локальном акте
Пункт 1 статьи 181.2 ГК РФ допускает дистанционное участие при достоверном установлении личности и возможности обсуждать вопросы и голосовать. Возможность и способы такого участия могут быть установлены законом, единогласным решением участников соответствующего гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица. Для конкретной НКО дополнительно проверяем специальные нормы.
Для регулярных заседаний рекомендуем закрепить возможность ВКС в уставе, а подробный порядок — в положении о соответствующем органе или отдельном положении о заседаниях. Можно описать процедуру непосредственно в уставе, но технические детали удобнее регулировать локальным актом, который проще обновлять.
Локальный акт может конкретизировать допустимую процедуру, но не должен противоречить уставу или заменять положения, которые закон требует включить именно в устав. Перед его утверждением проверяем основание для дистанционного участия и полномочия утверждающего органа. Если устав мешает выбранному порядку, готовим и регистрируем изменения. Единогласное решение также нельзя подменить согласием только тех, кто подключился к звонку.
Порядок подготовки и регистрации новой редакции описан на странице изменения устава НКО.
Что предусмотреть для заседания по видеосвязи
При подготовке документов рекомендуем определить:
- как уведомлять участников, направлять материалы и предоставлять доступ к заседанию;
- как устанавливать личность участника и проверять полномочия представителя;
- как фиксировать подключение и участие при расчёте кворума;
- как предоставлять слово, проводить голосование и подтверждать результаты по каждому вопросу;
- что делать при обрыве связи: когда приостановить обсуждение, повторить голосование или перенести вопрос;
- как составлять и подписывать протокол, какие подтверждающие материалы сохранять и кто отвечает за их хранение.
В протоколе отражают способ дистанционного участия и сведения, позволяющие проверить участие и результаты голосования. При необходимости сохраняют регистрационные данные, результаты опросов и другие подтверждения. Потребность в видеозаписи определяем отдельно: она не является универсальным обязательным условием каждого заседания и не заменяет надлежащее оформление решения.
Например, член ассоциации может подключиться из другого города, участвовать в обсуждении и проголосовать на заседании. Отправка им сообщения «за» заранее без участия в заседании — уже другой порядок, допустимость которого проверяем отдельно.
Почему ВКС нельзя смешивать с заочным голосованием
Пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ ограничивает заочное принятие высшим органом ряда решений исключительной компетенции, если специальный закон не предусматривает иное. Само использование видеосвязи не делает заседание заочным. Но и название «онлайн-собрание» не превращает сбор ответов по электронной почте в совместное обсуждение.
Для каждого вопроса проверяем применимые правила, устав и фактическую процедуру. Старые временные исключения, например для отдельных решений в 2020 году, нельзя автоматически применять сейчас. Создание общего чата также не заменяет порядок созыва, установления участников, обсуждения и оформления голосования.
Какие сведения нужны в протоколе НКО
Содержание протокола зависит от формата и применимых требований. Обычно в нём отражают:
- организацию и орган, принимающий решение;
- дату, время, место и/или способ дистанционного участия, а для заочного голосования — необходимые сведения о приёме голосов;
- участников и сведения, позволяющие проверить кворум;
- повестку, содержание решений и результаты голосования;
- сведения о подсчёте голосов в предусмотренных случаях;
- предусмотренные законом записи по требованиям участников;
- подписантов и приложения.
Подписание также зависит от процедуры. Для заседания и заочного голосования закон предусматривает разные правила. Дополнительные требования могут следовать из специальных норм, устава и назначения документа.
Принятое решение должно быть исполнимым и однозначным. Например, при утверждении новой редакции устава нужно определить, какой именно текст утверждён, а при назначении руководителя — кого назначили, с какого момента и на какой срок, если он установлен.
Приложения, протокол и последующие документы не должны описывать разные решения. Переписка, регистрационные формы и доверенности также проверяются на согласованность.
Когда нужны не только протокол, но и дополнительные документы
Для подтверждения процедуры могут понадобиться уведомления, материалы повестки, документы об участии, полномочиях представителей, голосовании и подсчёте результатов.
Состав определяем под задачу. Необязательно создавать одинаковую папку форм для каждого короткого заседания. Но один протокол не всегда позволяет подтвердить надлежащее уведомление и участие.
Если решение связано с государственной регистрацией, к нему добавляется регистрационный комплект. Протокол об изменении устава не означает, что новая редакция уже зарегистрирована. Подробнее — на странице изменения устава и сведений НКО.
При утверждении годовых документов разграничиваем подготовку финансовых материалов бухгалтером и юридическое оформление решения. Утверждение годового отчёта органом НКО не заменяет представление обязательной отчётности государственным органам.
Для программы благотворительного фонда необходимо согласовать утверждаемые документы и полномочия органа. Подробнее — в статье о разработке и юридическом сопровождении благотворительной программы.
Частые ошибки в протоколах и решениях НКО
| Ошибка | Почему её нельзя исправить простой заменой реквизитов |
|---|---|
| Указан орган из чужого образца | Его может не быть в уставе вашей НКО либо он не имеет нужных полномочий |
| Состав участников определён по старым данным | Неправильно рассчитаны кворум и результаты голосования |
| Все присутствующие согласны, но кворума нет | Единогласие присутствующих не заменяет необходимого участия |
| Вопрос решён директором вместо компетентного органа | Приказ не подтверждает требуемое коллегиальное решение |
| Заочно принят вопрос, для которого это не допускается | Нужно проверить процедуру, а не переименовать файл в «протокол заседания» |
| Ответы по переписке оформлены как заседание по ВКС | Нужно установить, было ли совместное обсуждение и голосование, и проверить допустимость фактического формата |
| В протоколе и приложениях разные редакции документов | Непонятно, какой текст действительно утверждён |
| Голосование или подписи оформлены неправильно | Необходимо установить факты и применимые правила подтверждения решения |
| В документ внесены события, которых не было | Подготовка текста не создаёт отсутствовавшее заседание и волеизъявление |
Такие проблемы могут проявиться при регистрации изменений, проверке, смене руководителя или споре участников. Поэтому проверять нужно и содержание документа, и обстоятельства его принятия.
Как исправить ошибки в уже подписанном протоколе
Способ зависит от характера ошибки и того, было ли надлежащим образом принято само решение.
В документе техническая ошибка
Опечатку или неточность оцениваем вместе с исходными материалами. Определяем, можно ли подтвердить фактическое содержание решения и как надлежащим образом зафиксировать исправление. Не следует незаметно заменять ранее подписанный экземпляр другим текстом.
Нарушен порядок принятия решения
При дефектах уведомления, полномочий или процедуры может понадобиться новое надлежащее решение и оценка последствий прежнего. Пункт 2 статьи 181.4 ГК РФ предусматривает подтверждение решения последующим решением собрания при определённых условиях. Это не универсальный способ устранить любое нарушение.
Отдельно проверяем основания ничтожности по статье 181.5 ГК РФ, в частности отсутствие необходимого кворума и решение за пределами компетенции. Простая правка протокола таких обстоятельств не меняет.
Заседание не проводилось или документы отсутствуют
Если заседание действительно было, проверяем сохранившиеся документы и допустимые способы подтверждения. Если его не было, нельзя оформлять фиктивную историю задним числом. Определяем законные текущие действия и отдельно оцениваем прежние последствия.
Если документы уже направлены банку, Минюсту или контрагенту, учитываем это при выборе дальнейших действий. Новая версия файла не должна создавать противоречивую переписку и несколько несовместимых решений.
Нужно ли нотариально удостоверять протокол НКО
По общему правилу нотариально удостоверять протокол НКО не требуется. Но перед заседанием нужно проверить устав: в нём может быть предусмотрено обязательное нотариальное подтверждение принятого решения и состава участников. Такое требование необходимо соблюдать.
Правила статьи 67.1 ГК РФ о нотариальном подтверждении решений ООО на АНО, фонды и ассоциации автоматически не распространяются. Для конкретной формы НКО и действия дополнительно учитываем специальные требования закона.
При этом нотариальное свидетельствование подписи на регистрационном заявлении или оформление доверенности — отдельные вопросы. Такие действия могут потребоваться даже тогда, когда сам протокол нотариально удостоверять не нужно.
Подготовка протоколов и решений НКО в «Софист»
Помогаем подготовить документы до заседания, проверить готовый комплект или разобраться с ошибками в ранее принятых решениях. Работаем с АНО, фондами, общественными организациями, ассоциациями и союзами, учитывая особенности их управления.
Если для решения задачи недостаточно одного протокола, предлагаем связанный объём: обновление устава, положения об органе, документы для ВКС или устранение нарушений, выявленных Минюстом. Руководитель получает согласованный порядок действий и документы, которые можно использовать вместе.
В согласованный объём могут входить:
- анализ устава, прежних решений и состава органа;
- определение компетенции и допустимой процедуры;
- подготовка повестки, проектов решений и уведомлений;
- документы для участия, представительства и голосования;
- проект протокола либо единоличного решения;
- необходимые приложения и внутренние положения;
- рекомендации по проведению и оформлению процедуры;
- проверка результата и подготовка дальнейших действий, если они входят в поручение.
Порядок работы и смежные задачи — на странице договоров и документов для НКО.
Изменение устава и оформление дистанционных заседаний
Если действующий устав не подходит для работы организации, подготовим изменения в порядке созыва, полномочиях органов и принятии решений. Для НКО с участниками из разных городов проработаем возможность заседаний по ВКС и соответствующее внутреннее положение.
В согласованный комплект могут входить новая редакция устава, положение об органе или дистанционном участии, уведомления, формы регистрации участников и голосования, проекты решений и протоколов. При заказе регистрации изменений сопровождаем подачу и рассмотрение документов, работаем с замечаниями Минюста и повторной подачей на условиях договора.
Подробнее об объёме и порядке работы — изменение устава НКО.
Исполнение предписания или предупреждения Минюста
Если проверка выявила нарушения управления, сначала изучаем требование Минюста, акт проверки, устав и имеющиеся документы. Составляем план: что исправить в уставе, какие положения разработать, какие решения принять и чем подтвердить устранение каждого нарушения.
Готовим необходимые документы и ответ с подтверждающими приложениями. Если замечание требует правовой оценки или срок объективно недостаточен, отдельно прорабатываем возражения либо мотивированное обращение о продлении срока. Само направление обращения не означает, что срок продлён.
Помогаем организовать законные текущие действия и подтвердить их документами. Оформление фиктивных собраний задним числом не устраняет нарушение. Объём сопровождения определяем по содержанию требования Минюста и состоянию документов организации.
Стоимость подготовки документов
| Услуга | Стоимость |
|---|---|
| Юридическая консультация | 5 000 руб. за час |
| Подготовка или проверка протокола, решения, комплекта к заседанию | Индивидуально |
| Изменения в уставе и/или ЕГРЮЛ: согласованный перечень изменений, подготовка документов и сопровождение регистрации | От 15 000 руб. за процедуру |
| Разработка положений об органах и порядка участия по ВКС | Индивидуально |
| Юридическое сопровождение исполнения предписания или предупреждения Минюста | Индивидуально |
Стоимость зависит от количества вопросов и участников, состояния документов, формата голосования, необходимости проверки полномочий и сопровождения процедуры. Подготовка одного проекта не означает автоматического включения корпоративного спора или регистрации изменений.
До начала работы согласуем состав документов, результат, сроки, порядок взаимодействия и стоимость. Для регулярных заседаний, договоров и других задач доступно абонентское юридическое сопровождение НКО.
Нотариальные действия, государственная пошлина при её наличии и другие расходы третьих лиц учитываются отдельно. Их необходимость и условия оплаты при повторной подаче согласуем заранее.
Опыт и ответственность за работу
Работаем с НКО с 2016 года, зарегистрировали более 200 организаций и сопровождаем действующие НКО и сложные проекты. В практике представлены практически все основные формы некоммерческих организаций. Работу по задаче ведёт Василий Кустов.
Проверяем документы в связи с предстоящим действием: назначением руководителя, регистрацией, утверждением программы или исполнением требований управления. Если обнаруживается проблема с полномочиями или процедурой, объясняем её до оформления итогового решения.
Работаем с замечаниями в рамках поручения и исправляем собственные ошибки за свой счёт. Передаём согласованные документы в редактируемом виде и поясняем порядок применения. Наши обязательства и объём сопровождения закрепляем в договоре.
Подготовка бухгалтерской отчётности и обязательных отчётов НКО в Минюст в эту юридическую услугу не входит. При необходимости взаимодействуем с бухгалтером по документам, которые орган НКО должен рассмотреть и утвердить.
Благодарственные письма клиентов
Другие письма и сведения о практике — на странице «О нас».
Часто задаваемые вопросы
У нас все согласны. Можно заказать только текст протокола?
Можно согласовать подготовку отдельного документа. Для этого всё равно нужны устав, сведения об органе и описание фактически проведённой или планируемой процедуры. Если полномочия и порядок подходят, объём будет ограничен задачей. Согласие участников само по себе не заменяет проверку компетенции и кворума.
Можно доработать наш образец, чтобы не оплачивать всё заново?
Да. Проверим, подходит ли он вашей форме НКО, уставу и вопросу. Если основу можно сохранить, предложим доработку. Если образец описывает другой орган или недопустимую процедуру, объясним, какие изменения необходимы и почему.
Участники в разных городах. Поможете организовать решение дистанционно?
Да. Проверим возможность участия по ВКС с учётом закона и устава, подготовим процедуру идентификации, обсуждения, голосования и оформления результата. При необходимости разработаем изменения устава и внутреннее положение. Цель — позволить участникам принимать решения без регулярных поездок и сохранить подтверждения надлежащей процедуры.
Минюст требует исправить и устав, и протоколы. Можно поручить это одному юристу?
Да. Можно согласовать единое поручение: анализ требования, план устранения нарушений, изменение устава, положения об органах, необходимые решения и ответ Минюсту с приложениями. Сразу определим действия, которые зависят от руководителя и участников, и сроки каждого этапа. Если для изменения устава требуется регистрация, включим её в согласованный объём сопровождения.
Банк или Минюст уже не принял протокол. Нужно проводить всё заново?
Не всегда. Изучим замечания, протокол, устав и материалы процедуры. Разделим недостатки оформления и проблемы самого решения. После этого определим, возможна ли доработка или требуется новое заседание и какие действия нужны в отношении ранее направленных документов.
Можно подготовить документы для будущих ежегодных заседаний?
Да. Можно разработать формы и порядок работы под согласованные задачи организации. Объясним, какие сведения обновляются при каждом заседании и какие изменения требуют дополнительной проверки. Универсальный протокол на любые вопросы не заменяет оценку компетенции и процедуры.
Что делать, если часть старых протоколов потеряна?
Проверим сохранившиеся экземпляры, приложения, переписку и сведения о принятых решениях. Определим допустимые способы подтверждения и дальнейшие действия. Если заседание не проводилось, изготовление протокола задним числом не будет способом решения проблемы.
Если к вашим документам появятся замечания, вы поможете их устранить?
Да, работаем с замечаниями в рамках согласованного поручения и исправляем свои ошибки за свой счёт. Если меняются исходные обстоятельства, появляется спор участников или требуется новая процедура, заранее обсуждаем дополнительный объём. Состав результата и порядок сопровождения фиксируем в договоре.